Электронный документооборот - Преимущество услуги
Наш программный продукт DocFlow сфокусирован на управлении электронным документооборотом и управлении печатью заказов. Данная услуга предлагает современный инструмент тем клиентам, потребностью которых является печать документов малого форма. Основными функциями DocFlow является создание web архива документальной базы клиента, просмотр документов в электронном виде, их обновление при необходимости и заказ тиражей на печать. Более того, программа отслеживает адреса доставки, что делает ее ежедневное использование более простым и эффективным.
Централизованное управление документооборотом
Вся документальная база компании хранится в одном единственном месте, где и производятся все манипуляции с информацией, посредством системы DocFlow. Хранилище данных является виртуальным и все изменения документов производятся из единственного источника. Вся система находится на серверах Copy General, что позволяет избежать лишних затрат для IT инфраструктуры клиента. Сотрудники компании клиента получают доступ к документам посредством web интерфейса в любое время суток и из любого местоположения.
Оптимизация заказов на печать
По причине доступности базы в любое время и использованию цифровой технологии печати, документы могут быть заказаны пользователем в любом тираже, даже в единственном экземпляре. Данный факт позволяет избежать необходимости хранения большого количества печатных документов или, с целью экономии на печати, собирать всевозможные материалы для передачи на производство огромного тиража документов. Таким образом, затраты на хранение документов в печатном виде сокращаются, а документы печатаются исключительно в последней редакции.
Единый стиль документации
Хранение документов компании в единой базе помогает сохранять постоянство единого корпоративного стиля и формы документов, как внутри компании, так и для партнерских организаций (дистрибьюторов, сервисных организаций). DocFlow поможет в настойке и поддержании единого дизайна документов. Система так же устраняет ошибки при копировании и пересылке документов на печать, помогая сохранять единый стиль для документов с переменными данными. Важно, что перед размещением заказа на печать у пользователя есть возможность просмотра документов, что помогает устранить возникающие ошибки еще до начала печати.
Сохранность данных
Поскольку документы хранятся профессионалами, база находится в безопасности. Она не повредится и не потеряется во время возможных внутренних проблем системы IT клиента или по неосторожности пользователя. IT система Copy General технически продвинута, отвечает требованиям безопасности и имеет мощную защиту.
Информация о статусе заказа и их история
Частью системы DocFlow является информация об истории выполненных заказов. Такая информация может использоваться с целью контроля затрат на печать, а также как простой инструмент для выполнения повторной печати ранее сформированных заказов. В данном случае, нет необходимости вновь вносить переменные данные или собирать различную информацию в один документ вновь. Особенно в случае создания сложных документов эта опция позволяет пользователям экономить время.