Электронный документооборот - Подробная информация
Наш программный продукт DocFlow сфокусирован на управлении электронным документооборотом и управлении печатью заказов. Данная услуга предлагает современный инструмент тем клиентам, потребностью которых является печать документов малого форма. Основными функциями DocFlow является создание web архива документальной базы клиента, просмотр документов в электронном виде, их обновление при необходимости и заказ тиражей на печать. Более того, программа отслеживает адреса доставки, что делает ее ежедневное использование более простым и эффективным.
Установка системы
Во время инсталляции Copy General создаст индивидуальный web интерфейс DocFlow для клиента, отвечающий его потребностям и представлениям об удобстве. Обычно «внутренний» интерфейс для сотрудников выглядит как обычный корпоративный интранет, «внешний» вид интерфейса будет стилизован как web сайт компании. После того, как документы будут переведены в стандартный, готовый для печати формат, они вводятся в систему. Copy General поддерживает процесс подготовки файлов, их обновление, добавление и удаление из архива, принимая на себя ответственность за управление всей системой DocFlow.
Заказ на печать
Заказ печати документов функционально схож с работой интернет-магазина. Внутренний или внешний пользователь могут, в зависимости от прав доступа, просматривать отдельные документы и заказывать их на печать. После этого выбранные материалы отправляются на печать и доставляются заказчику по указанному адресу.
Подготовка данных
Процесс подготовки файлов состоит из создания версии документа в формате .pdf с опцией просмотра, а также, внесения полей переменных данных. В результате, документ готов для просмотра и производственной печати с необходимыми установками. Каждый документ содержит информацию о его авторе, дате создания, номер версии и тому подобное.
Сложные документы
Одной из уникальных опций системы DocFlow является возможность составлять сложные документы, комбинируя различные части документов, собирая отдельные главы, создавая отдельный, новый документ. В результате, печать такого документа будет более экономичной, так как пользователь может исключить всю лишнюю информацию из документа и будет печатать такие документы по мере необходимости.
Поля переменных данных могут использоваться для персонификации документа. Значения таких полей задаются администратором программы для всех пользователей, которые впоследствии могут просто вносить свои персональные данные в документ. Данный подход позволяет избежать ошибок в процессе предпечатной подготовки файла и, в то же время, предлагает наиболее быстрый прием для персонификации документа. Например, учебное пособие может быть персонифицировано по названию учебного курса, его дате проведения, а также личными данными обучающегося.