Сканирование - Описание услуги
Услуга сканирования предлагает нашим клиентам возможность конвертировать документы из бумажного в электронный формат. В итоге, клиент получает организованную документальную базу с опциями поиска, сортировки, экспорта или архивации. Таким образом, работа с документами становится проще, быстрее и безопаснее.
Copy General управляет процессом сканирования документов на двух качественных уровнях. Первый уровень имеет дело с базовой процедурой сканирования, второй - отвечает за сканирование в более сложном его понимании и называется PLANscan. Несмотря на то, что PLANscan позволяет сканировать документы разных форматов, основной его направленностью является документация широкого формата для строительной отрасли. Более детальную информацию можно найти в описании данной услуги.
Общее описание
Услуга PLANscan включает в себя несколько опций, востребованных для сканирования и архивации больших проектов. Данный процесс начинается со сбора документации с последующим сканированием, индексацией, созданием базы данных, и заканчивается доставкой бумажных оригиналов и финальной электронной базой документов. Для оказания подобной услуги Copy General использует специальный программный продукт. Copy General основываясь на размере проекта и планируемом клиентом использовании данных, готова установить лицензионный продукт непосредственно заказчику, чтобы сделать систему использования документальной базы финансово выгодной.
Сканирование документов
Сканирование начинается сразу же после передачи бумажных оригиналов и подписания акта передачи документов с их описью. Процесс сканирования является самой длительной по времени процедурой услуги PLANscan. Для оптимизации процесса сотрудники Copy General разделяют документацию на несколько составляющих частей и производят сканирование на нескольких аппаратах. В итоге, каждый оригинальный документ будет отсканирован и записан в электронном виде на жесткий диск. По завершении данной процедуры документы собираются вместе в первоначальном порядке.
Индексация файлов
С целью систематизации и дальнейшего поиска электронного документа в базе, ему необходимо назначить ключевое слово (индекс). Наиболее удобны для индексации такие поля, как название проекта, тип документа, часть проекта, номер документа и так далее. Такие данные могут быть получены путем распознавания документа. Далее система предоставляет возможность поиска исходя из назначенных документам индексов. После завершения процесса индексации все электронные документы пересылаются в базу данных.
База данных
Неотъемлемой частью услуги PLANscan является возможность управления базой данных. Данная опция предоставляется нашим клиентам бесплатно. Инструментом для действия данной опции является программное приложение, которое позволяет эффективно работать с базой данных даже тем пользователям, которые не знакомы с деталями всего проекта. Программный инструмент обладает набором полезных функций, таких как поиск специфицеских документов, их классификация по группам и подгруппам, просмотр в универсальном интерфейсе, проверка перед отправкой на печать, экспорт выбранных данных, отправка документов по электронной почте.
Доставка
Оригинальные документы, электронная база данных, содержащая индексованные документы и программное приложение для работы с базой доставляются курьерской службой Copy General по указанному клиентом адресу.